Le facteur informatique, partie 5: Traitement de l’adhésion en tant qu’affilié

Liens vers les précédents blogs «IT Factor»:

Partie 1 – Attractions à venir

Partie 2 – Rassembler (presque) tout l’informatique

Partie 3 – Gérer vos préférences

Partie 4 – Soumettre des rapports de notes

Les filiales peuvent à nouveau traiter les lots de membres! Ce blog décrira comment faire cela dans notre nouveau système. Le formulaire pour ces soumissions fonctionne différemment qu’avant, veuillez donc mettre ces informations dans vos favoris pour référence future!

Ce blog suppose que vous avez déjà créé une connexion au nouveau site membre, êtes un directeur de tournoi actuel, avez le droit de soumettre des adhésions au nom d’au moins un affilié et de commencer à partir du tableau de bord de connexion. Si vous souhaitez en savoir plus sur le système, vous pouvez lire les quatre blogs précédents de la série « The IT Factor ». La partie 2 explique spécifiquement comment configurer une connexion.

L’image ci-dessous est un exemple de tableau de bord connecté.

À droite de l’écran, dans le menu Actions d’affiliation, il y a une option appelée «Traiter les adhésions». C’est ici que vous soumettez votre adhésion au nom d’un affilié.

Si vous cliquez sur «Gérer l’adhésion», vous arriverez à cet écran.

C’est en haut de l’écran, qui montre la navigation pour le traitement. Plus bas sur la même page, vous verrez ceci.

Il ne s’agit que d’une confirmation des informations de base de l’affilié ainsi que des informations de base de l’expéditeur (vos). Ces informations ne peuvent pas être modifiées ici; il ne peut être modifié que dans le tableau de bord d’affiliation ou votre tableau de bord utilisateur.

Parlons brièvement des boutons « Enregistrer le brouillon », « Page suivante » et « Réinitialiser ».

Si vous devez arrêter la production de groupe à tout moment, vous pouvez toujours enregistrer votre progression en cliquant sur « Enregistrer le brouillon ». Vous verrez le message ci-dessous.

À ce stade, vous pouvez vous déconnecter du système. Pour reprendre le travail avec ce lot, revenez au même tableau de bord connecté et cliquez sur «Gérer l’adhésion».

Le bouton « Page suivante » est simple. Lorsque vous cliquez dessus, vous passez à l’étape suivante du processus de soumission. Nous examinerons cela fréquemment dans ce blog.

Le bouton « Reset » est également simple. Il supprime toute la phrase que vous modifiez. Ne vous inquiétez pas, vous devez confirmer la réinitialisation avant qu’elle ne se produise réellement.

Normalement, les informations seront bonnes. Dans ce cas, cliquez sur « Page suivante ». Vous verrez alors cette page.

Notez l’astérisque rouge. Tous les champs requis pour la soumission auront leur étiquette marquée de cet astérisque. Le formulaire renvoie une erreur si un tel champ est laissé vide lorsque vous essayez de le soumettre.

Avant de parler de la façon d’ajouter des membres, parlons du bouton « Page précédente ». C’est également facile. Cela vous mènera à la page précédente du processus de soumission par lots. Vous pouvez toujours voir où vous vous trouvez en regardant la barre de progression en haut de l’écran.

Comme vous pouvez le voir ici, il existe deux types d’achats d’adhésion: nouveau membre ou membre renouvelé. Nous faisons un exemple de chaque type ici.

L’écran ci-dessous montre un formulaire rempli pour un nouveau membre.

Travaillons dans les différents domaines.

Lorsque vous cliquez sur le bouton radio « Nouveau membre », les champs que vous voyez ci-dessus s’affichent.

Sélectionnez d’abord le type de membre pour le nouveau membre. Une fois que vous l’avez choisi, la cotisation et la commission d’adhésion seront remplies automatiquement.

Les cinq champs suivants traitent du nom souhaité pour le nouveau membre. Seuls les noms et prénoms sont obligatoires. Si vous voulez un préfixe ou un suffixe, utilisez la sélection appropriée dans ces champs. Ne mettez pas le suffixe dans le champ du nom de famille – cela affectera négativement la capacité de recherche.

Les deux champs suivants concernent l’adresse e-mail et le sexe. L’adresse e-mail n’est pas requise. Cependant, vous êtes fortement encouragé à collecter une adresse e-mail pour le membre. Si possible, essayez de ne pas utiliser votre propre adresse e-mail. Nous voulons que les membres saisissent leurs adresses e-mail; votre aide pour les collecter est très appréciée. Champ de genre obligatoire. Il y a quatre choix: « homme », « femme », « non binaire » et « préfère ne pas dire ». Vous devez en sélectionner un pour chaque membre.

Les deux champs suivants sont la date de naissance et le numéro de téléphone. Le champ de la date de naissance est obligatoire. Assurez-vous de collecter ceci auprès des nouveaux membres! Le champ du numéro de téléphone n’est pas obligatoire. Si US Chess a besoin de contacter un membre, cependant, il est tout à fait bon d’avoir un numéro de téléphone actuel dans le registre des membres.

Les cinq derniers champs s’appliquent à l’adresse postale. Notez que les cinq champs sont obligatoires. Assurez-vous d’avoir la bonne adresse pour le nouveau membre.

Une fois que vous avez rempli tous les champs, continuez vers le bas de la page, où vous verrez ceci.

Pour ajouter un autre membre, cochez la case « Ajouter un membre ». Lorsque vous avez fini de spécifier les membres de votre groupe, cliquez sur le bouton radio « Oui » puis sur « Page suivante ». Dans cet exemple, nous voulons spécifier un membre renouvelant de notre parti, nous cliquons donc sur «Ajouter un membre». Les champs suivants sont alors affichés.

Pour un membre renouvelant, vous avez beaucoup moins de saisie de données. Vous sélectionnez uniquement le type de membre. Comme précédemment, le formulaire remplira automatiquement la cotisation et la commission d’adhésion. Entrez ensuite le numéro d’identification des échecs américains du membre renouvelant dans le champ ID de membre. Le formulaire recherche l’entrée de membre, et une fois trouvé, le numéro d’identification apparaîtra dans un menu déroulant sous le champ.

Cliquez sur le menu déroulant pour le numéro d’identification et remplissez le reste du formulaire.

Ici, vous pouvez apporter de petites modifications au prénom du membre ou à son adresse e-mail. Si ce membre souhaite modifier son adresse ou d’autres informations, le membre doit créer un identifiant sur le site Web du membre, où il peut modifier les informations lui-même. Ils peuvent également contacter le service des adhésions à membership@uschess.org pour obtenir de l’aide.

Vous pouvez répéter les étapes d’adhésion nouvelle ou renouvelée pour chaque membre de votre groupe. Remarque: vous pouvez soumettre un maximum de 25 membres en une seule phrase. Il est assez rare qu’un lot de membres compte plus de 25 membres. Un tel lot doit être soumis en groupes séparés de 25.

Maintenant que nous avons complété notre nouveau membre et notre membre renouvelant, nous sommes prêts à soumettre notre parti. Nous roulons donc vers le bas de la page, où nous voyons ce qui suit.

Ici, nous sélectionnons le bouton radio « oui », puis nous cliquons sur « Page suivante ». Nous arrivons maintenant directement à l’écran numéro 7, l’écran de paiement. La barre de navigation s’affiche comme illustré ci-dessous.

Vous voyez également les frais de ligne pour le lot. Les commissions de vente de 3 $ sont affichées en premier, puis l’adhésion est achetée, avec une dernière ligne indiquant le montant total. Notez que pour les nouveaux membres, le nom n’apparaîtra pas sur leurs lignes dans le résumé.

Vous aurez deux options pour l’envoi du paiement: « Payer plus tard » ou « Payer en ligne ». Regardons chaque option.

Si vous sélectionnez «Payer plus tard», vous verrez ce qui suit.

Cliquez sur «Envoyer» et vous recevrez un écran de confirmation que votre lot a été envoyé. Un e-mail sera également généré à l’adresse e-mail. N’oubliez pas que vous devez rembourser à US Chess avant que ces adhésions ne deviennent valides.

Si vous sélectionnez «Payer en ligne», vous verrez les champs suivants (ils apparaîtront au-dessus de cette section, vous devrez donc faire défiler vers le haut).

Ici, vous entrez les informations de carte de crédit pour votre paiement. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «Soumettre» et un écran de confirmation apparaîtra indiquant que votre lot a été soumis. Un e-mail sera également généré à l’adresse e-mail. Les numéros d’identification des nouveaux membres que vous avez soumis seront également annoncés, le cas échéant.

Veuillez noter que si vous soumettez de nouvelles adhésions ou des renouvellements à des membres sortants afin que votre tournoi puisse être traité pour les classements, le système d’adhésion réside ailleurs que sur le serveur de classement. Les informations sur le serveur d’évaluation sont actuellement mises à jour deux fois par jour à partir du serveur membre. Nous travaillons sur une solution temporaire pour rendre les mises à jour presque immédiates. Le serveur d’évaluation se concentre sur la migration vers notre nouveau système dans le cadre de la phase 2 de notre projet de base de données. Cette migration devrait résoudre le problème de mise à jour de manière permanente.

Si vous avez des questions ou rencontrez des problèmes, envoyez un e-mail à info@uschess.org et nous traiterons le problème dès que possible. Veuillez inclure autant d’informations que possible afin que nous puissions fournir le service le plus efficace.

Nous nous excusons pour le retard dans la restauration de la capacité des affiliés à soumettre leurs propres adhésions. Il y avait des problèmes inattendus avec les besoins commerciaux et le développement du système qui ont dû être résolus avant que nous puissions ouvrir ce système pour que nos filiales puissent y accéder. US Chess apprécie profondément la patience et le soutien de nos affiliés, dirigeants de tournois et membres.

Le facteur informatique, partie 5: Traitement de l’adhésion en tant qu’affilié
4.9 (98%) 32 votes